Ситуация и исходные данные

При анализе счета 71 (Расчеты с подотчетными лицами) обнаружилась крупная нестыковка: директор и ключевые менеджеры закупали материалы для производства (крепеж, инструмент, расходники) за собственные наличные деньги или с личных банковских карт. В учете эти операции отражались бессистемно - материалы приходовались “со слов”, а деньги сотрудникам выплачивались как компенсация расходов без надлежащего оформления документов.

Поставленная задача

Описание сложностей

Выявленная ошибка

Выплата компенсаций сотрудникам производилась без оформления приказов, без авансовых отчетов и без надлежащих ПУД. Согласно законодательству РБ, при проверке ИМНС такие выплаты без документального подтверждения целевого использования признаются личным доходом сотрудников. Это создавало реальный риск доначисления подоходного налога (13%) и взносов в ФСЗН и БГС (35,6% в совокупности), а также штрафных санкций на компанию.

Предпринятые шаги

Разработали и внедрили в компании внутреннее Положение о порядке расчетов с подотчетными лицами, утвердили перечень лиц, имеющих право совершать покупки, и лимиты.

Провели ревизию всех сомнительных трат. С сотрудниками провели работу по сбору электронных чеков на покупки в онлайн-в магазинах.

По подтвержденным покупкам оформили авансовые отчеты (с учетом требований Инструкции № 117). Выставление ЭСЧФ на портал с лимитом по срокам 30 календарных дней с момента подписания. Либо, где применимо, суммы были удержаны из доходов или возвращены в кассу.

Результат

Полностью устранен риск доначисления подоходного налога и ФСЗН на сумму более 5 000 руб. Благодаря восстановлению качественных чеков и накладных, материалы на сумму более 14 000 руб. были законно списаны на затраты, учитываемые при налогообложении, что снизило налог на прибыль на более 2 000 руб. (при ставке 20%). По переоформленным документам и успешно выставленным продавцами ЭСЧФ был принят к зачету НДС на сумму
1 000 руб.