К нам обратился клиент, у которого происходил бесшовный переход из ИП в ООО. Процесс стандартный, но со своими нюансами. У ИП оставались неиспользованные бланки строгой отчетности (БСО) - накладные ТН и ТТН.
Задача
Официально перенести эти бланки с баланса ИП на баланс созданного ООО.
Решение
Мы оперативно подготовили акт приема-передачи и в установленные сроки отправили его через личный кабинет Министерства по налогам и сборам РБ (МНС) на сторону ООО. Казалось бы, дело сделано! Но тут вмешался пресловутый человеческий фактор.
Что пошло не так?
В госорганах тоже люди, и они ходят в отпуска. Профильный инспектор из отдела БСО, который должен был финализировать перенос накладных, ушел отдыхать. Его подменял коллега - инспектор ООО. Он зашел в систему и подписал акты приема-передачи, не передав бланки в отдел БСО в программе. Система зависла в полупозиции.
Наши действия
Мы вовремя заметили, что накладные не появились на балансе ООО, и начали действовать:
созвонились с инспекций;
связались с заменяющим инспектором;
нашли отвечающего за БСО.
Итог
Несмотря на оперативность, процесс затянулся. Перенести бланки из ИП в ООО так и не удалось, накладные пришлось аннулировать.
В чем была ошибка?
Со стороны нашей бухгалтерии все было сделано идеально: документы подготовлены без единой ошибки, сроки отправки соблюдены. Наша ошибка была в недостаточном контроле всей цепочки. Мы рассчитывали, что если документ отправлен и одна сторона его подписала, то внутренние механизмы налоговой сработают автоматически. Мы не взяли под личный контроль цепочку действий внешних сотрудников (инспекторов).
Главный вывод на будущее
Бесшовный переход - это юридически красиво, но на практике каждый шаг нужно контролировать "руками" и звонками.
